Dalam pelaksanaan proyek terkadang diperlukan jasa konsultan untuk menangani beberapa permasalahan. Hal ini biasanya karena pertimbangan efisiensi, ekonomi, dan integritas hasilnya dan terjadi karena umumnya lembaga atau perusahaan (kecuali yang khusus bergerak di bidang konsultasi), tidak melengkapi diri dalam menangani masalah spesifik yang tidak rutin terjadi dalam perusahaan.
Jasa konsultasi ini harus dipilih berdasarkan beberapa analisis dan pertimbangan seperti manfaat, lingkup kerja, serta monitoring yang diinginkan perusahaan. Dalam lingkungan usaha industri, jasa konsultasi biasa digunakan dalam menyiapkan paket kerja, survey, studi dan penelitian, bantuan manjemen, progam pelatihan, pengendalian mutu, prakomisi, uji coba, start up, administrasi, perijinan, hukum, pengadaan dana, dll
Konsultan professional menurut H.L. Shenson (1990) adalah perseorangan atau perusahaan yang memiliki keahlian, kecakapan, dan bakat khusus dan tersedia bagi yang memerlukan (klien), dengan imbalan sejumpah upah. Konsultan professional memberi nasehat dan seringkali membantu melaksanakan nasehat tersebut dengan dan untuk klien.
Ketika memilih konsultan, hendaknya memperhatikan apakah konsultan tersebut sudah memenuhi syarat minimal berikut :
- Mampu menggunakan pendekatan bersifat menyeluruh (comprehensive)
- Didasarkan atas kenyataan
- Adanya keterkaitan (relevansi) terhadap permasalahan
- Memiliki kecakapan melihat ke depan
- Menguasai perbendaharaan bahasa yang diperlukan
- Bersifat ulet
- Kreatif
Ada beberapa bentuk usaha konsultasi yang tersedia :
- Konsultan perseorangan
- Perusahaan konsultan
Rangkaian kegiatan proses pengadaan konsultan dalam penyelenggaraan proyek :
Membuat kerangka acuan TOR (Term of Reference)
TOR merupakan rumusan tujuan dan lingkup kerja konsultasi dalam bentuk yang bersifat garis besar. Fungsi TOR adalah
- Menjelaskan ruang lingkup jasa konsultasi yang akan dilelang
- Sumber acuan bagi konsultan yang diundang mengikuti lelang
- Memberi informasi tentang keahlian yang diperlukan
- Memberi informasi tentang jadwal dan lingkup laporan
- Acuan dalam evaluasi proposal klarifikasi dan negosiasi dengan calon konsultan pemenang
- Dasar pembuatan kontrak dan evaluasi hasil kerja konsultan
Format dan rangkuman permasalahan TOR adalah
- Latar belakang adalah bila lingkup konsultasi merupakan bagian dari kegiatan proyek, maka TOR menggambarkan garis besar proyek, antara lain tentang tujuan proyek, lokasi, sumber pendanaan, organisasi pelaksana, dan organsasi yang terkait
- Tujuan dan keluaran setidaknya berisi pernyataan umum tujuan konsultasi dan dibuat daftar pokok keluaran yang diinginkan, peralatan dan material yang harus disediakan, jenis keahlian yang diperlukan, serta jenis dan jadwal laporan. Ini memungkinkan membuat perkiraan jumlah bulan – orang untuk kegiatan konsultasi.
- Lingkup jasa konsultasi; kegiatan utama yang dilakukan, kerjasama dengan pihak bersangkutan, data dan informasi yang harus diperoleh.
- Data dan fasilitas yang diberikan oleh pemilik proyek; meliputi data-data teknis, operasi dan keuangan waktu lalu sampai saat ini, studi yang pernah dilakukan, dan peraturan yang harus diikuti. Fasilitas menyangkut transportasi, ruang kantor dan partner yang akan disediakan oleh pemilik proyek.
Menyusun program kerja dan anggaran
Anggaran biaya dikenal sebagai HPS (harga perhitungan sendiri), yang dipakai sebagai patokan dalam menilai proposal. Disini penyusun anggaran harus memiliki pengetahuan tentang skala dan jangkauan jasa konsultasi yang akan diadakan. Program kerja mempermudah menyusun keperluan sumber daya yang akan dikonversi menjadi anggaran biaya. Dalam anggaran biaya dibutuhkan uraian kegiatan site survey menjadi komponen pekerjaan yang disusun dalam bagan balok kemudian diperoleh gambaran anggaran untuk alat, tenaga ahli, maupun tenaga kerja.
Biaya tenaga ahli :
- Biaya upah dasar tenaga ahli adalah upah bulanan kepada tenaga ahli dari perusahaan konsultan tempat mereka bergabung
- Jaminan dan kompensasi adalah tambahan pendapatan atas upah dasar, seperti jaminan kesehatan, uang cuti, pensiun, gaji bulan ke 13
- Overhead dan biaya administrasi adalah biaya yang digunakan oleh perusahaan konsultan untuk memutar roda usahanya seperti biaya pemasaran, sewa kantor, telekomunikasi, utilitas, administrasi, dan staf pendukung kantor pusat
- Fee adalah unsur biaya yang dibebankan kepada pemakai jasa sebagai laba konsultan.
Biaya yang dikeluarkan dalam program konsultasi sebaiknya dikategorikan sebagai unsur biaya yang ditagih kembali dan tidak dimasukkan dalam man – month rate. Dalam menghitung total biaya konsultasi perlu diperhatikan alokasi untuk kontijensi dan eskalasi. Kontijensi merupakan biaya cadangan untuk menutup pengeluran yang belum diidentifikasi sebelumnya tapi kemudian tidak dapat dihindari. Eskalasi untuk menutup tambahan biaya yang disebabkan oleh kenaikan harga barang dan jasa, eskalasi umumnya disediakan untuk kontrak jangka panjang (> 1 tahun)
Menyusun kriteria seleksi
Menjadi tolak ukur untuk menentukan pemenang dan peringkat perusahaan lelang. Kriteria seleksi ada dua yaitu kriteria untuk prakualifikasi dan mengevaluasi proposal.
Kriteria seleksi untuk prakualifikasi menyangkut masalah manajemen dan kesiapan konsultan ikut lelang antara lain :
- Pengalaman keberhasilan menangani proyek sejenis
- Pernah menangani pekerjaan dengan volume setara yang dinyatakan dalam biaya atau jam – orang
- Pernah bekerja di negara atau regional yang bersangkutan
- Indikasi tersedianya tenaga ahli pada waktu diperlukan
- Kondisi keuangan perusahaan
Kriteria seleksi untuk mengevaluasi proposal :
- Aspek teknis dan manajemen
- Aspek harga atau komersial menyangkut biaya tenaga ahli ditambah kontijensi dan eskalasi
Menyiapkan paket lelang
Dalam paket lelang diperlukan beberapa dokumen. Ada 3 rancangan kontrak yaitu
- Kontrak berdasarkan lama waktu terpakai (time – base) atau dikenal juga sebagai man – month contract”. Pembayarannya berdasarkan jumlah waktu sesungguhnya yang telah dipakai konsultan dalam melaksanakan tugasnya. Harga per satuan unit (dinyatakan dalam jam – orang, minggu – orang, atau bulan – orang) disetujui bersama sebelum dicantumkan kontrak
- Kontrak cost – plus
- Kontrak lump – sum
Pada dasarnya kontrak jasa konsultasi terdiri dari 4 bagian
- Lingkup pelayanan konsultasi, berisi lingkup pekerjaan, tanggal dimulai dan diakhiri kontrak. Serta mencatumkan tugas, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing pihak penanda tangan kontrak, serta langkah yang harus diikuti dalam hal memulai, mengubah, memodifikasi, dan menghentikan kontrak. Juga memuat pengaturan perihal asuransi, arbitrasi, bahasa yang dipakai, dan ketentuan hukum yang diberlakukan, Juga TOR
- Personil dan tenaga ahli
- Pembayaran; paling tidak memuat syarat pembayaran, jumlah harga/pembayaran, kapan dan cara perhitungan, serta tata cara penagihan. Juga tentang unit biaya langsung personil dan non personil, untuk kemungkinan perpanjangan kontrak atau perubahan lingkup kerja.
- Provinsi lain; tentang ketentuan yang belum ada dalam bagian lain. Seperti tanggung jawab profesi terhadap hasil kerja yang telah dilakukan, asuransi, pemecahan bila timbul perselisihan.
Proses seleksi dan pembentukan kontrak
Merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pemilik proyek dengan satu atau lebih konsultan menuju arah terjalinnya ikatan kerja atau kontrak. Pengadaan konsultan ada dua :
- Pelelangan terbuka yaitu diikuti oleh banyak konsultan, umumnya melewati tahap prakualifikasi, sebelum diberikan paket lelang. Pada kondisi tertentu diadakan penunjukkan langsung setelah meneliti beberapa konsultan (dalam jumlah amat terbatas) mengenai kemampuannya dalam daftar rekanan mampu
- Penunjukkan langsung
Langkah menerima dan mengkaji proposal
- Menerima paket proposal dalam sampul tertutup, lalu meneliti mengenai prosedur, kelengkapan, dan keabsahan syarat administrasi yang diadakan seperti jaminan lelang.
- Pembukaan sampul berisi proposal teknis, kemudian dilakukan penilaian aspek teknik dan manajemen pengadaan dengan memakai kriteria seleksi. Hasil penilaian menunjukkan peringkat peserta yang memenuhi syarat teknik dan manajemen. Proposal yang tidak memenuhi syarat teknik dan manejemen dikembalikan dengan proposal harga (yang masih dalam amplop tertutup)
- Pembukaan sampul berisi proposal harga yang dimulai dari peringkat pertama hasil penilaian aspek teknik dan manajemen. Jika dari penelitian dan negosiasi harga yang diajukan tidak melebihi anggaran (HPS), maka peserta itu ditetapkan sebagai pemenang lelang. Jika sampai semua peserta yang lolos penilaian aspek T&M tidak diperoleh konsultan yang menawarkan harga yang dibawah HPS, maka lelang diulang
Sebelum penandatanganan kontrak dengan pemenang lelang, panitia pengadaan klarifikasi dan konfirmasi akhir dengan calon pemenang terhadap pasal-pasal yang tercantum dalam rancangan kontrak. Agenda klarifikasi :
- Konfirmasi lingkup pengertian kegiatan, program kerja, serta jadwal penugasan personil
- Konfirmasi akan tersedianya fasilitas yang akan diberikan oleh pemilik proyek
- Penegasan berbagai aspel finansial
- Meneliti pasal rancangan kontrak apakah masih ada hal-hal yang membutuhkan penjelasan atau modifikasi
- Apakah akan diterbitkan letter of intent untuk memulai pekerjaan sebelum kontrak dinyatakan efektif